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En el entramado de la administración municipal, existe una figura clave que ha desempeñado un papel fundamental a lo largo de la historia: el Secretario de Ayuntamiento. Este cargo, con sus raíces en el escribano del concejo desde el siglo XII, ha evolucionado para convertirse en un pilar indispensable en el funcionamiento de los municipios.

La importancia del Secretario de Ayuntamiento se ve reflejada en sus diversas responsabilidades y atribuciones a lo largo de los siglos. Desde la unificación del derecho municipal en la Constitución de Cádiz de 1812, que consagró la figura del Secretario, hasta la creación y organización del Cuerpo de Secretarios mediante el Reglamento de Secretarios de 1905, este cargo ha sido vital para el correcto desarrollo de las labores administrativas. La Ley de Régimen Local de 1955 reconoció la importancia del Secretario al designarlo como jefe de las dependencias municipales, asesor de la Corporación y encargado del archivo, entre otras funciones. A lo largo de los años, las atribuciones de este cargo han ido evolucionando, adaptándose a las necesidades y cambios en la administración local.

Pero hoy en día, ¿qué hace un Secretario-Interventor de Ayuntamiento?

El Secretario-Interventor de Ayuntamiento lleva a cabo labores de fe pública, asesoramiento legal preceptivo, control y fiscalización de la gestión económico financiera de la Entidad Local, tesorería, contabilidad y recaudación.

Desempeña un papel crucial en la gestión administrativa y legal de un municipio. Sus características como Personal Directivo y Jefe del Personal de las dependencias municipales contribuye a garantizar el correcto y legal funcionamiento de la Corporación, brindando asesoramiento, certificación y apoyo en diversas áreas. Es, sin duda, una figura indispensable en el entramado municipal que merece ser reconocida por su valiosa contribución al servicio público.

Función de Secretaría

1. Fe Pública: El Secretario Interventor actúa como fedatario público asegurando la autenticidad y la integridad de los actos administrativos (sí, como los Notarios. ¿Por qué no tenemos un sello regulado como el Nihil prius fide de este Cuerpo?). Entre sus funciones, se incluyen:

  • Preparar los asuntos para las sesiones del Pleno, la Junta de Gobierno y otros órganos colegiados.
  • Notificar las convocatorias de estas sesiones a todos los miembros del órgano colegiado.
  • Custodiar y facilitar la documentación necesaria para las sesiones.
  • Asistir a las sesiones, levantar actas y publicarlas según la normativa vigente.
  • Certificar actos y resoluciones de la Presidencia y acuerdos colegiados.
  • Remitir copias de los actos y acuerdos a las administraciones estatal y autonómica.
  • Actuar como fedatario en la formalización de contratos y documentos.
  • Gestionar la publicación de los actos y acuerdos en medios oficiales.
  • Custodiar el Registro de Intereses de los miembros de la Corporación y otros registros importantes.
  • Supervisar los archivos y registros de la Entidad Local.

2. Asesoramiento Legal Preceptivo: El Secretario Interventor proporciona asesoramiento legal a la Corporación Local. Esta función incluye:

  • Emitir informes previos sobre la legalidad de los asuntos a tratar, a solicitud del Presidente de la Corporación o un tercio de los miembros.
  • Informar sobre la aprobación o modificación de normativas y ordenanzas locales.
  • Asesorar en la defensa de bienes y derechos de la Entidad Local.
  • Emitir informes en procedimientos de revisión de actos administrativos y recursos.
  • Acompañar al Presidente en actos oficiales para asesoramiento legal.
  • Asistir en la formación del presupuesto municipal.

Función de Intervención-Tesorería

1. Control y Fiscalización Económico-Financiera: El Secretario Interventor es el responsable de supervisar la gestión económico-financiera y presupuestaria, asegurando el cumplimiento de las normativas aplicables. Sus tareas incluyen:

  • Realizar la función interventora y el control financiero mediante auditorías y revisiones permanentes.
  • Controlar las subvenciones y ayudas públicas.
  • Emitir informes sobre proyectos de presupuestos y modificaciones.
  • Supervisar la liquidación del presupuesto y la concertación de operaciones de crédito.
  • Elaborar informes y propuestas en materia económica y presupuestaria.

2. Contabilidad: El Secretario Interventor también es el Jefe de la contabilidad de la Entidad Local, lo que implica:

  • Llevar la contabilidad financiera y de ejecución del presupuesto.
  • Formar la Cuenta General de la Entidad Local.
  • Coordinar las actividades contables y emitir instrucciones técnicas.
  • Organizar el archivo y conservación de la documentación contable.
  • Inspeccionar la contabilidad de organismos autónomos y sociedades dependientes de la Entidad Local.
  • Remitir información económico-financiera a los órganos de control externo.

3. Tesorería y Recaudación: Finalmente, el Secretario Interventor asume la responsabilidad de tesorería y recaudación de la Entidad Local, lo cual abarca:

  • Dirigir el órgano de tesorería y custodiar fondos y valores.
  • Realizar cobros y pagos conforme a la normativa vigente.
  • Elaborar planes y presupuestos de tesorería.
  • Controlar el cumplimiento de los plazos de pago a proveedores.
  • Gestionar las operaciones de endeudamiento y elaborar informes de morosidad.
  • Dirigir los servicios de gestión de ingresos y recaudación.
  • Impulsar y dirigir procedimientos de recaudación y gestionar expedientes de responsabilidad recaudatoria.

Papel en los Procesos Electorales

El Secretario de Ayuntamiento juega un papel crucial en los procesos electorales. De acuerdo con el párrafo 4 del artículo 11 de la Ley Orgánica Electoral de 1985, los Secretarios de los Ayuntamientos son delegados de las Juntas Electorales de Zona y actúan bajo la estricta dependencia de las mismas. Esto significa que:

  1. No son órganos de la Administración Electoral: Los Secretarios de Ayuntamiento no forman parte de las Juntas Electorales, sino que actúan como delegados subordinados a las Juntas Electorales de Zona.
  2. Órganos Unipersonales Delegados: Los Secretarios de Ayuntamiento son considerados órganos unipersonales delegados de las Juntas Electorales de Zona, desempeñando funciones específicas asignadas por estas.

La función de delegado de la Junta Electoral de Zona solo puede ser desempeñada por el Secretario del Ayuntamiento, quien debe cumplir bajo la estricta dependencia de la Junta Electoral Central las funciones que estas les encomienden, como el precintado de urnas y otras tareas electorales.

La dificultad de ser Secretario-Interventor de Ayuntamiento

Ejercer como Secretario Interventor de Ayuntamiento implica una serie de desafíos que requieren habilidades y conocimientos amplios. Aquí desglosamos las principales áreas de dificultad que enfrentan estos profesionales, tanto en municipios pequeños como en los más grandes.

En los Ayuntamientos pequeños, el Secretario Interventor debe ser un verdadero todoterreno. A menudo, una sola persona tiene que gestionar múltiples áreas, lo que requiere un conocimiento profundo y variado. Estas son algunas de las responsabilidades clave:

  1. Contabilidad y Finanzas:
    • Contabilidad: Manejar la contabilidad del municipio utilizando programas informáticos específicos.
    • Presupuestos: Preparar y gestionar los presupuestos municipales.
    • Intervención: Realizar tareas de intervención, controlando y fiscalizando el gasto público.
  2. Gestión Administrativa:
    • Registros: Mantener el programa de registros de entrada y salida.
    • Padrón Municipal: Gestionar el padrón municipal y otros registros vitales.
  3. Fiscalidad:
    • Declaraciones Tributarias: Presentar las declaraciones trimestrales del IVA e IRPF.
    • Tributos Locales: Gestionar los tributos locales, asegurando que se cumplan las obligaciones fiscales del ayuntamiento.
  4. Asuntos Jurídicos:
    • Consultoría Jurídica: Resolver cuestiones legales, que aunque pueden ser mínimas en pueblos pequeños, requieren precisión y conocimiento.

La falta de personal de apoyo significa que el trabajo puede ser abrumador y estresante, especialmente cuando se enfrenta a tareas desconocidas o sistemas informáticos complejos por primera vez. En los municipios más grandes, aunque algunas tareas pueden ser delegadas a Auxiliares y Administrativos, ya que la complejidad y el volumen del trabajo aumentan significativamente. Las áreas de dificultad en estos contextos incluyen:

  1. Urbanismo:
    • Planificación, Gestión Urbanística: Gestionar los aspectos legales y financieros de la planificación urbana.
    • Disciplina Urbanística: Supervisar la emisión de permisos y licencias.
  2. Recaudación y Finanzas:
    • Grandes Presupuestos: Gestionar presupuestos más grandes y complejos.
    • Contabilidad Avanzada: Manejar una contabilidad con numerosos apuntes y dificultades adicionales.
  3. Subvenciones:
    • Tramitación y Seguimiento: Gestionar y seguir el curso de múltiples subvenciones, asegurando que se cumplan todos los requisitos y plazos.
  4. Contratos y Patrimonio:
    • Gestión de Contratos: Supervisar la redacción (incluso elaboración) y cumplimiento de contratación pública.
    • Administración del Patrimonio: Manejar los activos del Ayuntamiento, bienes demaniales y patrimoniales.
  5. Sanciones y Contenciosos Administrativos:
    • Procesos Jurídicos: Enfrentar procedimientos legales y administrativos, que pueden resultar en litigios complejos.
    • Recursos y Apelaciones: Gestionar los recursos y apelaciones presentados por particulares, empleados u otras administraciones.
  6. Gestión de Personal:
    • Relaciones Laborales: Manejar las relaciones con los empleados municipales, incluidas negociaciones y resolución de conflictos.
    • Formación y Desarrollo: Asegurar la formación continua del personal para cumplir con los requisitos legales y administrativos.
  7. Impuestos y Sanciones:
    • Cobro de Impuestos: Supervisar el cobro de impuestos y tasas municipales.
    • Aplicación de Sanciones: Gestionar la aplicación de sanciones administrativas y fiscales.

Importancia de la Preparación

Para enfrentar estas dificultades, es crucial que los Secretarios Interventores tengan una preparación sólida y continua. Esto implica no solo una formación académica adecuada en Derecho, Ciencias Económicas o Políticas, sino también un conocimiento práctico de las herramientas y sistemas informáticos utilizados en la Administración Pública. Además, es fundamental estar actualizado con la legislación vigente, ya que los cambios pueden tener un impacto significativo en la gestión diaria del Ayuntamiento.

La capacidad de resolver problemas de manera eficaz, una comunicación clara y la habilidad para trabajar bajo presión son también cualidades esenciales para tener éxito en esta profesión.

En conclusión, la figura del Secretario Interventor de Ayuntamiento es crucial no solo por sus responsabilidades administrativas y legales, sino también por su papel de liderazgo y coordinación dentro de los Ayuntamientos. Su capacidad para dirigir y supervisar múltiples áreas asegura la transparencia, la legalidad y la eficiencia en la gestión pública, consolidándose como un elemento vital para el buen funcionamiento y la sostenibilidad de los ayuntamientos. El compromiso con la excelencia es una característica distintiva de los Secretarios-Interventores (especialmente, los funcionarios de carrera que han superado un arduo proceso selectivo). Su trabajo, que a menudo pasa desapercibido para el público general, es crucial para el funcionamiento de la administración local. Ellos aseguran que los procesos se realicen de acuerdo con la Ley, protegiendo así los intereses del municipio y promoviendo la justicia y la equidad.

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